導入事例 工作機械製造T社様

T社様では、取引先企業の社内審査業務をより早く、より確実に行なうためのシステム導入が 求められていました。そのため、社内便でやり取りする方法で進められていた取引申請業務の方式を改め、新たにWebブラウザーを使ったワークフローシステムの導入を検討しました。

コラボリンクビジネスフローを選定した理由

次のような理由で、コラボフローを選定しました。

・申請の内容を転記して、新しく申請を開始する業務（「取引申請→出荷審査」「出荷審査→リスク管理」等）がいくつかあり、
　それらの業務をコラボフローの「転記申請機能」で簡単に実現できた事。
・社内の組織階層が複雑で、通常のワークフロー製品では非常に多くのルートが必要だったが、コラボフローの条件分岐
　機能や、役職指定機能を使ってルートの作成を最小限に抑える事ができた事。
・フォームの設定、ルートの設定が体感的でわかりやすく、ノンプログラミングで導入できた事。
　また、必要に応じてカスタマイズも可能で拡張性が高い事。

工夫した機能

（１）取引申請後、出荷業務を自動処理

取引申請が完了した案件から、ワンクリックで出荷審査を作成できるように設定しました。 （この機能の実現には、コラボフローの標準機能「転記申請」の機能を使用しています。） また1つの取引申請案件から、「出荷審査」や「お客様状況報告シート」等の複数の申請書類が、 自動的に作成されるような「自動転記」機能を追加しました。 これらの機能により、手書きで内容を移す場合と比べて書類の作成に必要な労力が減り、 転記のミスがなくなりました。

（２）「Oracleマスター」との連携
T社様では、社内で管理している取引先の情報はOracleデータベースで管理されています。 申請書を記入する際は、このデータベースに接続し、取引先情報を取り込めるように設定 を行ないました。そのため、申請書記入の際の労力と、記入ミスが減りました。（この機能はコラボフローのオプション「マスター連携」を使って構築されています。）

改善された点

コラボフローを導入することにより、次のような点が改善されました。

（１）取引申請処理の時間短縮

これまでの取引申請は、紙で行われ、支店間を社内便で配送されていました。そのため、 支店をまたがる毎に最低一日の余分な期間が必要でした。コラボリンク・ビジネスフローの導入後は、 これまで平均6日の期間を必要としていた審査が4日、3日の審査が2日といったように、30%～40%の期間短縮に成功しています。

（２）審査状況の把握が容易に

これまでは紙ベースの審査であったため、どの段階で審査がとまっているかなど、 営業担当にとって、審査状況を把握する事は簡単ではありませんでした。 本システム導入後は現在どこで審査が停滞しているかを簡単に把握する事ができるため、 営業担当は停滞している審査の催促をかける事ができるようになり、 スムーズに営業計画を行う事ができるようになりました。

（３）転記の活用による、入力の簡素化

取引申請→出荷審査などの転記の活用により、営業担当の入力すべき項目が少なくなり、 書類の作成ミスが減りました。

将来的な拡張

営業担当からは、審査状況の把握ができるようになった事が非常に効率化に役立つと報告されており、 もっと審査状況の把握を容易にするために、現在の審査状況の一覧を表示できるようにして欲しいとの要望がでています。 今後は、海外関連会社への運用の拡大や、取引申請以外への業務への適用を検討中です。

お客様に迅速に製品・サービスを提供する事は、経営のサイクルを早める重要な鍵となります。
T社様の業務改善の取り組みを、これからもコラボフローは支えて行きます。