導入事例 岡畑産業株式会社様
| 会社名 | 岡畑産業株式会社 |
| URL | http://www.ohs.co.jp/ |
| 業種 | 工業薬品・染顔料・中間物・界面活性剤・合成樹脂原料及び製品、染色機器等の 卸販売並びに輸出入 |
| 利用人数 | 82名（契約社員含む） 11年11月現在 |
| 利用開始時期 | 2009年2月 |
| 導入製品 | コラボリンク・ビジネスフロー2.0 *2010年7月、コラボリズム ワークフロー1.0にバージョンアップ |
岡畑産業株式会社は、大阪市の問屋街にある、大正１１年創業の歴史ある化学品専門商社。同社には化学品、機能商品、色材、国際の４事業本部があり、取り扱い商品は、工業薬品・染顔料・中間物・界面活性剤・合成樹脂原料及び製品、染色機器等の卸販売並びに輸出入など多岐にわたります。
また、同社は環境マネジメントシステム「エコアクション21」(環境省推奨)認証を取得しており、地球環境に配慮した会社として、環境負荷軽減の取組みにも注力されています。
今回は、岡畑産業の電算グループ、巽様にお話を伺います。
導入と選定
導入の経緯を教えてください。
【巽様】以前の申請方法は、マイクロソフトオフィスの「ワード」で作った申請フォームに内容を記入し、メールで送る、というものでした。その方法で、大阪、東京、名古屋、和歌山にある各支店から毎日、申請が行われていたのです。
電算グループ、巽様
承認の順番は、文書を記入した人が次は誰に回すべきかを自分で判断し、メール送信していく方式だったのですが、この方法では申請経路を間違えたり、次の人へのメール送信忘れがあったりして、ちょくちょく申請書の滞留が発生していました。また、どこで文書が滞留しているか分からないので、急ぎで確認が必要な場合は、順番に電話で確認していかなければならない事もしばしばでした。
申請をスムーズに流す事ができ、かつ自社で簡単にフォームが作れる仕組みのワークフローを探して、各製品の情報収集やデモにも参加した結果、ある商品の導入を決めていたのですが、そんな時ＮＴＴ西日本の営業の方から紹介を受けたのが「コラボリンク・ビジネスフロー（現在のコラボリズム ワークフロー）」です。
「一時は別の商品に決まっていたんですよ」と巽様
実際に「お試しサイト」で試用してみると、フォーム作りが他社に比べて簡単な所など、多くの点が弊社のニーズに合致しました。また、弊社ではフォームに印影を表示したい要望があり、それが新しいバージョンの「コラボリズム ワークフロー」に追加された事も導入の決め手となりまして、製品を導入。現在では５０種類程の申請書を運用するようになっています。
活用業務
コラボフローをどのような業務に利用されていますか？
【巽様】 弊社の申請書は、稟議書関係と総務関係の2つに分けられます。このうち、総務関係の申請書・報告書は総務のユーザーが自ら作っています。これもコラボリズム ワークフローのフォーム作りが簡単だからこそ出来る事です。
また、入力項目の多い申請書もありますので、その内のいくつかは自社のデータベースと連携して、データを取得するようにしています。これによって入力は楽になり、ミスも減りました。
決裁者に通知メールが届くので、決裁者が申請書を放置することも無くすぐに決裁されますし、また、決裁を忘れても催促のメールが送られるので、申請書が滞留してしまう事も無くなりました。
改善点と今後
導入によって改善された点を教えてください。
【巽様】 先程も申し上げましたが、最大のメリットは稟議書の滞留が無くなった事です。以前は、申請したにも関わらず、決裁漏れのため決裁されなかったり、申請書がどの段階まで進行しているとかがわからない、という事が発生していました。しかし、コラボフロー導入後は申請書の進行状況が把握できるようになり、滞留時にも早期に適切な対応ができるようになりました。
また、以前のメールによる運用では、差し戻しが何度もある場合など元の申請と再申請がごっちゃになってしまい、経路間違いによる申請遅れや、決裁漏れもよくありました。しかしコラボフロー導入後は、差し戻しが1つの申請番号で的確に管理することができるようになりましたし、差し戻し理由が履歴に残るので大変わかりやすくなりました。
今後どのような業務に展開していきたいですか？
【巽様】 現在は、マイギさんが最近リリースされた「コラボリズム経費精算ワークフロー」を検討しています。
経費精算ワークフローなど、更なる業務展開を検討中。
経費精算業務には、それぞれの会社の文化がありますから、領収書添付や基幹システムへのデータの渡し方など、様々な課題があると思いますが、マイギさんのアドバイスを受けながら、一つ一つクリアしていきたいと思っています。
それから、将来はスマートフォンからでも決裁を行えるようにして、さらなる承認のスピードアップを図りたいと思います。現在でも、社外からＶＰＮ接続で決裁することもありますが、管理層からは、もう少し手軽な操作を求められているのです。
この辺りのスマートフォン対応については、マイギさんに機能実装を強く要望したいところですね。
インタビュアーから
導入の時によくお話させて頂いたせいか、巽様とはもっと長いお付き合いかと思っていましたが、改めて考えると、まだ導入から2年しか経っていないのですね。その2年の間に申請書が50種類にもなっている事には、驚きました。
これも、巽様が、新しい技術やサービスをどうすればユーザーに「使ってもらう」事ができるか、その事を常に意識して製品の導入と展開を進められたからこその成功ではないかと思います。
また、スマートフォンによる決裁は、確かに多くのご要望を頂いている機能です。画面レイアウトの問題など、課題はいくつかありますが、コラボフローの新しい使い方をご提案すべく、製品開発を進めていきたいと思います。
巽様、ありがとうございました。
