ワークフロー | コラボリズムワークフロー特徴と機能

コラボリズムワークフローは、文書の承認、却下、差し戻しや、フォーム設計、経路設計等の管理機能といった、基本的なワークフローに必要とされる機能を備えた上で、文書変更履歴やリアルタイム条件分岐等、充実したワークフロー機能を備えています。

機能1. 「フォームデザイナー」機能でフォームを自由設計

フォームの設計は、「フォームデザイナー」機能を使って行います。フォームデザイナーでは、フォームに「テキスト入力」や「ラジオボタン」「添付ファイル」など、様々なパーツを配置して、フォームを設計していきます。

フォームデザイナーでフォームを設計（クリックで大きなサイズの画像を表示）

機能2. 承認方法も用途によって様々に設定可能

AND承認、OR承認はもちろん、回覧機能の他に、日本的な稟議書承認に必要とされる「議決承認」機能も実装しています。
承認の方法も用途によって様々

機能3. 細かな条件指定で探したい文書を一発抽出。

過去に提出した文書は、「検索」機能で簡単に抽出することができます。一般的な文書番号や作成日による絞込みだけではなく、独自設計したフォームの項目からも指定することができますので、状況に応じた細かな条件指定が可能となります。

また、過去の文書は、基本的に申請者本人、判定者にしか閲覧できないセキュリティ設定が働いているので、特別な権限を与えられない限り、権限の無いユーザーに文書を閲覧される心配はありません。


検索条件の入力画面	検索結果の一覧画面
（クリックで大きなサイズの画像を表示）

機能4. データ収集型ワークフロー機能と変更履歴

データ収集型ワークフローを実現するための中心的な機能が「文書内の入力項目を承認者毎に変化させる」機能です。
これを使って、「情報システム部の段階では社員ID項目を入力可能にし、かつ入力必須にする」といった設定を、簡単に行うことができます。

データ収集型ワークフロー画面遷移での解説

機能5. 文書変更履歴の記録と参照

データ収集機能によって、文書に追加されたデータや、変更されたデータの内容は全て記録され、いつでも参照できるように履歴にまとめられますので、データ収集によって業務効率を高めつつも、内部統制の強化を進めることができます。

情報システム部段階での文書変更履歴（クリックで大きなサイズの画像を表示）

機能6. 文書一覧をカスタマイズして業務効率UP

「リストビュー」機能では、文書一覧を自由にカスタマイズする事ができます。例えば、教育記録を一覧で表示したり、発行待ちのIDを一覧で表示することが可能です。作成した一覧は、フォルダ形式で分類されますので、必要な一覧を、必要な時に、簡単に呼び出すことができます。

発行待ち社員ID一覧画面（クリックで大きなサイズの画像を表示）

機能7 AJAX採用で生み出される快適な操作感

日々の業務をストレス無く行うためには、利用者にとって親しみやすい画面、操作感である事が必要です。コラボフローのユーザーインターフェイスは AJAXで構築されているため、少ないクリック回数できびきびとした操作を楽しむことができ、作業効率も高まります。

また、多くの文書を連続で判定することのできる、「連続承認」機能も備えており、多くの文書を判定しなくてはならないユーザーにもやさしい作りになっています。

機能8. 判断に迷った時の相談機能

判断のための情報が足りない時は、情報を持つメンバーにメールで問い合わせを行うか、受話器を持って直接相談する事が一般的です。ワークフローには残らないこのような情報も、判断基準の材料として内部統制上大切な情報になりえます。
コラボリズムワークフローでは、相談機能をもうける事で、相談時のやりとりを記録できるようにしました。

相談の実施画面（クリックで大きなサイズの画像を表示）

機能9.データ収集型ならではの便利機能「リアルタイム条件分岐」

金額や文字など、文書の内容に応じて、自動的に承認ルートを切り替える事ができます。
一般的な条件分岐は申請の開始時に、承認ルートが確定されますが、コラボリズムワークフローの条件分岐は、承認者が途中で変更した内容を判断して、リアルタイムにルートをスイッチできます。
これにより、上長が「重要」と判断した場合のみ役員に文書を回すなどの、柔軟なルート設計が可能になります。

リアルタイム条件分岐

機能10. 更なる自由度を追加する「マスター設計」と「外部DB参照」

[オプション機能]　マスター設計機能を使えば、ワークフロー文章に読み込む「顧客マスター」や「商品マスター」等を自由に設計して利用することができます。社内に既にマスターが存在する場合は、CSV形式で取り込みを行ったり、データベース（SQLServer,Oracle）から直接マスターを参照することが可能です。
マスター連携・設計を使う事で、コラボリズムワークフローの可能性を更に広げることができます。